Bog & idé

Persondatapolitik

 

1. Generelt

1.1. Denne politik beskriver, hvordan Indeks Retail Butik A/S indsamler og behandler de personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler om dig via Bog & idés hjemmeside, www.bog-ide.dk samt gavekort.bog-ide.dk.

2. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

2.1. Indeks Retail Butik A/S, CVR-nr.: 21187399 er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

2.2. Indeks Retail Butik A/S har endvidere et fælles dataansvar med Facebook Inc. for så vidt angår personoplysninger, der indsamles ved hjælp af Facebooks analyseværktøj ”Facebook Indblik i side”, når du besøger vores Facebookside. Læs mere under pkt. 3.3.

2.3. Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne persondatapolitik, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder beskrevet i pkt. 6, kan du kontakte:

Indeks Retail Butik A/S

Mossvej 2

8700 Horsens

 

Tlf. nr.: 76 75 20 20

E-mail: [email protected]

 

3. Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilke formål og retsgrundlaget for behandlingen

3.1. Besøg på hjemmesiden:

3.1.1. Når du besøger hjemmesiden, indsamler vi oplysninger om din brug af hjemmesiden, fx om hvilken type browser du bruger, hvilke søgetermer du bruger, din IP-adresse, herunder din netværkslokation, og informationer om den enhed du bruger til at besøge hjemmesiden, Vi indsamler ligeledes oplysninger om, hvilke varer og ydelser du klikker på og lægger i kurven. Oplysningerne indsamles bl.a. ved brug af cookies, når du giver samtykke til det via vores cookiebanner. Læs mere i vores cookiepolitik (https://www.bog-ide.dk/kundeservice/cookies).

3.1.2. Formålet er

3.1.2.1. at udarbejde statistik, så vi kan analysere, hvordan vores kunder bruger og færdes på vores hjemmeside, så vi kan optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktion,

3.1.2.2. at give dig forslag til produkter, som vi tror, at du kan være interesseret i, på vores hjemmeside, og

3.1.2.3. at foretage markedsføring af vores produkter over for dig, herunder via Facebook og Google, samt

3.1.2.4. at forbedre sikkerheden på vores side.

3.1.3. Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke, jf persondataforordningens art 6, stk. 1, litra a.

 

3.2 Køb og henvendelser:

3.2.1. Når du køber et produkt eller kommunikerer med os på www.bog-ide.dk og gavekort.bog-ide.dk, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, fx navn, adresse, e-mailadresse, telefonnr., betalingsmåde, oplysninger om købstidspunkt, hvilke produkter du køber og eventuelt returnerer, leveringsønsker, samt oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestilling er foretaget.

3.2.2. Formålet er,

3.2.2.1. at vi kan oprette dig som kunde og levere de produkter, du har bestilt og i øvrigt opfylde vores aftale med dig, og

3.2.2.2. at kunne administrere dine rettigheder til at returnere og reklamere,

3.2.2.3. at forhindre svig, og

3.2.2.4. at vi kan overholde lovkrav, herunder til bogføring og regnskab.

3.2.3. Retsgrundlaget for behandlingen er persondataforordningens art 6, stk. 1, litra b, litra c og litra f.

3.3. Facebook:

3.3.1. Når du besøger vores Facebookside, skal du være opmærksom på, at vi bruger Facebooks analyseværktøj ”Facebook Indblik i side”, for at få statistikker over besøgende og for at få indsigt i brugernes adfærd på vores Facebookside, herunder antal likes, hvem der liker, antal sidevisninger og interaktioner med siden, tilbagekaldelse af likes og rækkevidde af opslag mv.

3.3.2. I den forbindelse indsamler vi og Facebook disse personoplysninger som fælles dataansvarlige. Når du besøger vores Facebook-side, vil du få adgang til information om denne behandling. Du kan få flere oplysninger her https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data

3.3.3. Vi og Facebook har indgået en aftale om fælles dataansvar. Du kan læse aftalen her:https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

3.4. Klub Bog & idé:

3.4.1. Når du tilmelder dig vores kundeklub: Klub Bog & idé, bliver du bedt om at oplyse [navn, e-mailadresse, telefonnr. og lokal butik]. Ved opdatering af dine oplysninger kan du vælge at udfylde og opdatere oplysninger om [navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, telefonnr., din fødselsdato, køn, lokal butik, familieforhold, dine præferencer og interesser m.m.] Udover navn, e-mailadresse og lokal butik vælger du selv, hvilke oplysninger du vil give os. Derudover indsamler vi oplysninger om din brug af kundeklubbens fordele m.m. Vi sammenholder disse oplysninger med andre oplysninger, vi har om dig, herunder oplysninger om, hvad du har købt.

3.4.2. Formålet er

3.4.2.1. at kunne administrere dit medlemskab og levere dig de ydelser og tilbyde dig de fordele, der er forbundet med medlemskabet af kundeklubben

3.4.2.2. At kunne stille relevante produktanbefalinger til rådighed for dig.

3.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen er persondataforordningens art 6, stk. 1, litra a, litra b og litra f .

3.4.4. Vi opbevarer dine oplysninger, så længe du har et medlemskab i KLUB Bog & idé. Du har til enhver tid ret til at opsige dit medlemskab. Hvis du vælger det, ophører medlemskabet. Når medlemskabet ophører, slettes dine oplysninger. Vi opbevarer fortsat dine personlige oplysninger, hvis der ligger nogen form for lovmæssige krav eller uafklarede tvister.

3.4.5. Du kan til hver en tid trække dit samtykke til dit medlemskab af KLUB Bog & idé tilbage ved at anvende afmeldingslinket i de modtagne markedsføringsmails eller ved at kontakte KLUB Bog & idé på [email protected]

3.4.6. Vores behandling af dine personoplysninger sker delvist på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi har foretaget en afvejning af vores legitime interesser i at forbedre hjemmesiden, sikkerheden og forhindre svig og dine interesser for at sikre, at dine interesser eller grundlæggende rettigheder eller frihedsrettigheder ikke overstiger vores interesser. Ønsker du flere oplysninger om den afvejning, vi har foretaget, kan du kontakte os på den adresse, der står under pkt. 2.

3.5. Direkte markedsføring:

3.5.1. Når du giver samtykke til at modtage direkte markedsføring, anvender vi din e-mailadresse og dit navn til at sende dig relevant markedsføringsmateriale til dig. Herudover anvender vi oplysninger om fx dine køb, om du er medlem af KLUB Bog & idé

3.5.2. Formål:

3.5.2.1. at kunne tilbyde dig produkter, som vi tror, at du kan være interesseret i.

3.5.2.2. at kunne tilbyde dig information om kampagner og tilbud, som kunne have din interesse.

3.5.3. Vi bruger desuden dine personlige oplysninger til at sende dig kampagnetilbud, spørgeundersøgelser og invitationer via e-mail eller sms.

3.5.4. Retsgrundlaget for behandlingen er persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

3.6. Konkurrencer:

3.6.1. Når du tilmelder dig vores konkurrencer kan du blive bedt om at udfylde navn, e-mail, telefonnummer, adresse samt nærmeste butik.

3.6.2. Du kan ved nogle konkurrencer blive bedt om at melde dig ind i KLUB Bog & idé (pkt. 3.4)

3.6.3. Formålet er:

3.6.3.1. at kunne kontakte dig i forbindelse med forsendelsen af præmien, hvis du vinder.

3.6.4. Oplysninger indtastet i forbindelse med en konkurrence slettes, når konkurrencen er afsluttet og der er fundet en vinder.

3.6.5. Retsgrundlaget for behandlingen er din og vores legitime interesse i, at du deltager i konkurrencen, og at vi kan kontakte dig, hvis du vinder, jf. persondataforordningens art 6, stk. 1, litra f.

 

4. Modtagere af Personoplysninger

4.1. Oplysninger om dit navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt ordrenummer og specifikke leveringsønsker videregives til dao, GLS, PostNord eller en anden transportør, der forestår leveringen af de købte varer til dig. Ved køb af varer, som ikke står på vores eget lager, kan de nævnte oplysninger videregives til den producent eller importør af den pågældende vare, som i så fald vil forestå leverancen.

4.2. Vi samarbejder med andre lagere, der skal pakke og sende fysiske varer. Du kan i nogle tilfælde blive kontaktet af et af disse lagere direkte, hvis de mangler oplysninger for at kunne sende din bestilling afsted.

4.3. Når du køber et produkt via bog-ide.dk og får produktet udleveret i en af vores fysiske butikker, videregiver vi dine kontaktoplysninger og information om de bestilte varer til den butik, som du har valgt med henblik på at udlevere produktet til dig.

4.4. Personoplysninger kan videregives til offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtede til det ved lov, eller til politiet ved mistanke om lovovertrædelser eller som led i efterforskning af konkrete lovovertrædelser. Oplysninger om et køb, herunder hvem der har foretaget købet, og hvor varen er leveret, kan videregives til kortudsteder, hvis kortholder oplyser, at kortet er misbrugt i forbindelse med det konkrete køb.

4.5. Oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til blandt andet hosting, teknisk drift og forbedringer af hjemmesiden, udsendelse af nyhedsbreve samt målrettet markedsføring, herunder retargeting, samt til din bedømmelse af vores virksomhed og produkter. Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlig for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse.

4.5.1. Vi samarbejder med Trustpilot for at forbedre vores kundeoplevelse. Vi videregiver derfor din mailadresse, ordrenummer til Trustpilot samt oplysninger om afhentningsbutik, såfremt bestillingen afhentes i en af vores butikker. Trustpilot behandler dine oplysninger for at kunne sende en invitation til dig på vores vegne. Hvis du vælger at lave en anmeldelse på Trustpilots hjemmeside, så er Trustpilot dataansvarlig for de oplysninger, som du indtaster.

4.5.2. Tre af vores databehandlere, Google Analytics v/Google LLC., Facebook Inc. Og Microsoft er etableret i USA. De nødvendige garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret ved indgåelse af EU Kommissionens standardkontrakter i overensstemmelse med persondataforordningens art. 46. stk. 1, litra c.

5. Dine rettigheder

5.1. Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder. Vil du gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os. Du finder vores kontaktoplysninger under punkt 2.

5.2. Indsigtsretten

5.2.1. Du har ret til at få oplyst blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer. Du har også ret til at modtage en kopi af disse oplysninger.

5.3. Retten til berigtigelse

5.3.1. Du har i visse tilfælde ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.

5.3.2. Oplysninger, som vi har indsamlet i forbindelse med din tilmelding til vores kundeklub, har du selv mulighed for at korrigere via log-in til din brugerprofil.

5.4. Retten til sletning

5.4.1. I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

5.5. Retten til at begrænse behandlingen til opbevaringen

5.5.1. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring. I så fald må vi kun behandle oplysningerne med dit samtykke eller med henblik på at fastlægge et retskrav, gøre det gældende eller forsvare det.

5.6. Retten til dataportabilitet

5.6.1. Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbarformat og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

5.7. Retten til indsigelse

5.7.1. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder fx i forbindelse med vores behandling af personoplysninger med henblik på direkte markedsføring, herunder den profilering, der evt. foretages for at kunne målrette vores direkte markedsføring eller i forbindelse med den behandling vi foretager på grundlag af vores legitime interesser, som nævnt i pkt. 3 og 4.

5.8. Retten til at tilbagekalde samtykke

5.8.1. Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet til os til en given behandling af personoplysninger.

5.9. Retten til at klage

5.9.1. Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder en klageformular og kontaktoplysninger på datatilsynet.dk

5.9.1.1. Ellers kan det sendes til datatilsynet med posten: Datatilsynet Carl Jacobsens vej 35, 2500 Valby.

6. Sletning af persondata

6.1. Oplysninger indsamlet om din brug af hjemmesiden jf. pkt. 3.1. slettes, når den sidste cookie udløber, eller hvis du sletter cookies. Se mere under vores cookiedeklaration. (https://www.bog-ide.dk/kundeservice/cookies)

6.2. Oplysninger indsamlet i forbindelse med køb du har gennemført på hjemmesiden jfr. pkt. 3.2 vil som udgangspunkt blive slettet 2 år efter udløbet af det kalenderår, hvori du har foretaget dit køb. Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt formål for længere opbevaring, fx hvis det er nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis opbevaring er nødvendig for, at vi kan opfylde lovkrav. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår for at opfylde bogføringslovens krav.

6.3. Oplysninger som vi har indsamlet i forbindelse med din tilmelding til og under dit medlemskab af vores kundeklub jfr. pkt. 3.4, vil vi automatisk slette, hvis du framelder dig dit medlemskab til vores kundeklub.

6.4. Oplysninger som er indsamlet i forbindelse med dit samtykke til direkte markedsføring, bliver som udgangspunkt opbevaret, så længe dit samtykke er aktivt. Vi kan dog gemme dokumentation for dit samtykke i 2 år efter, at vi sidste gang har sendt dig elektronisk markedsføring.

7. Sikkerhed

7.1. Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

7.2. Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.

8. Ændringer i persondatapolitikken

8.1. Hvis vi ændrer i persondatapolitikken, vil du blive orienteret om dette ved dit næste besøg på hjemmesiden.

8.2. Hvis du har tilmeldt dig vores kundeklub, vil du blive orienteret om ændringerne i politikken ved udsendelse af information til din registrerede e-mailadresse.

9. Versioner

9.1. Dette er version 3 af Bog & idé persondatapolitik dateret den 18.08 2021